Нотаріус передає заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам на підставі усного звернення заінтересованих осіб.
Нотаріус, приймаючи заяву, зобов’язаний перевірити законність передачі такої заяви та її правомірність. Вона не повинна суперечити законам України та містити відомості, що принижують честь і гідність людини.
Заяви подаються нотаріусу належним чином оформлені і не менше ніж у двох примірниках, один з яких пересилається поштою зі зворотним повідомленням або особисто передається адресатам під розписку. Заяви можуть передаватися також з використанням технічних засобів.
При передачі заяви поштою один примірник заяви пересилається із супровідним листом поштою зі зворотнім повідомленням про отримання заяви адресатом.
При врученні заяви особисто адресату останній повинен зазначити на примірнику заяви, який залишається у справі нотаріуса, про її отримання, вказавши дату та час, повне найменування адресата (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи). Розписка повинна бути скріплена підписом одержувача.
При передачі заяви технічними засобами (із застосуванням факсу, комп’ютерних мереж тощо) нотаріус робить відмітку на примірнику, що залишається у його справах, із зазначенням часу, способу передачі та реквізитів адресата. У даному випадку другий примірник заяви повертається особі, що її подала.
Витрати, пов’язані з поштовою пересилкою заяви чи з використанням інших технічних засобів, оплачуються заявником.
На прохання особи, що подала заяву, нотаріус видає їй свідоцтво про передачу заяви. У свідоцтві викладається зміст одержаної на заяву відповіді або зазначається, що відповідь у встановлений у заяві строк не надійшла.
Передача заяви та видача свідоцтва про передачу заяви є самостійними нотаріальними діями і реєструються в реєстрі нотаріальних дій під окремими номерами.
