Відповідно до статті 34 Закону України «Про нотаріат» тексти дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис, а оригінал який загублений втрачає чинність. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
Встановлено, що видача дубліката документа включає одночасно два аспекти нотаріальної діяльності:
Для отримання дубліката документу фізичній особі, окрім заяви, необхідно подати нотаріусу такі документи:
Якщо заявниками є спадкоємці або виконавець заповіту, додатково потрібно подавати свідоцтво про смерть та документи, що підтверджують родинні стосунки.
Спадкоємцям дублікат видається виключно на запит нотаріуса, яким заведена спадкова справа. До запиту нотаріус обов’язково має долучити належним чином засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та документів, які підтверджують родинні відносини спадкодавця зі спадкоємцем.
Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу .
