Засвідчення вірності копій документів та виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Необхідність її вчинення виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати. Це, в основному стосується документів, що видаються органами РАЦСу, навчальними закладами, органами охорони здоров’я, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вони найчастіше необхідні для влаштування на роботу, вступу до навчальних закладів, одержання спадщини, пенсії тощо.
Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків.
Вимоги до документа, що посвідчується Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.
У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа
